Phiếu giao hàng không khớp mẫu Excel

Tình huống

Phiếu giao hàng của nhà cung cấp có cấu trúc khác với file Excel công ty bạn. VD: phiếu ghi “Số lượng thùng” nhưng Excel cần “Số lượng cái”. Hoặc phiếu không có cột “Mã hàng” nhưng Excel bắt buộc phải có.

Chuẩn bị

• Ảnh phiếu giao hàng
• File Excel mẫu (xem có những cột nào)
• Bảng quy đổi (nếu có: 1 thùng = bao nhiêu cái, mã hàng tương ứng…)

Các bước

Bước 1: Phân tích sự khác biệt

Liệt kê ra:

• Phiếu có gì mà Excel không có → bỏ qua
• Excel cần gì mà phiếu không có → đánh dấu [CẦN BỔ SUNG]
• Tên gọi khác nhau nhưng cùng ý → ghi chú ánh xạ

Bước 2: Dùng prompt

Trích xuất phiếu giao hàng này vào đúng cấu trúc Excel của tôi.

ẢNH PHIẾU GIAO HÀNG: [đính kèm]

CẤU TRÚC EXCEL CỦA TÔI (các cột):
[liệt kê đầy đủ tên cột]

BẢNG ÁNH XẠ:
- "Số lượng thùng" trên phiếu = "Số lượng" trên Excel × [số cái/thùng]
- [ghi các quy đổi khác nếu có]

Yêu cầu:
- Tự động chuyển đổi đơn vị theo bảng ánh xạ
- Cột nào phiếu không có, để trống và đánh dấu [BỔ SUNG]
- Không tự bịa mã hàng, nếu không có thì để trống
- Xuất dạng bảng để copy vào Excel

Bước 3: Kiểm tra và bổ sung

• Điền những ô [BỔ SUNG] bằng cách tra cứu hoặc hỏi kho
• Kiểm tra số lượng sau quy đổi có hợp lý không

Tiêu chí hoàn thành

Dữ liệu khớp 100% với Excel mẫu, số lượng sau quy đổi chính xác.

Mẹo

• Lần đầu làm 1 phiếu thật kỹ, ghi lại bảng ánh xạ
• Từ phiếu thứ 2, chỉ cần dùng lại bảng ánh xạ đã lưu → nhanh gấp 3 lần
• Đây chính là 1 “skill” đáng để lưu lại dùng lâu dài!