Nhập hóa đơn vào Excel hàng loạt

Tình huống

Cuối tháng có 20-30 hóa đơn giấy cần nhập vào file Excel theo dõi. Nhập tay mất cả buổi, dễ sai số.

Chuẩn bị

• Ảnh chụp từng hóa đơn (đánh số thứ tự: HD01, HD02…)
• File Excel mẫu (biết cần những cột nào)

Các bước

Bước 1: Chụp ảnh hàng loạt

Chụp từng hóa đơn, đặt tên file theo thứ tự để không nhầm.

Bước 2: Dùng prompt cho từng hóa đơn

Trích xuất thông tin từ ảnh hóa đơn này.

CÁC CỘT EXCEL CỦA TÔI: [VD: STT | Ngày | Tên NCC | MST | Mặt hàng | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | VAT | Tổng cộng]

Yêu cầu:
- Mỗi hóa đơn thành 1 hàng
- Nếu hóa đơn có nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng 1 hàng (cột STT trùng nhau)
- Số tiền: chỉ ghi số, không ghi "đ" hay dấu phẩy phân cách
- Ngày: định dạng DD/MM/YYYY
- Chỗ nào không đọc được, ghi [KIỂM TRA LẠI]

[đính kèm ảnh hóa đơn]

Bước 3: Gộp vào Excel

• Làm lần lượt từng hóa đơn
• Copy từng bảng vào file Excel tổng
• Kiểm tra cột tổng tiền: dùng hàm SUM để đối chiếu

Tiêu chí hoàn thành

Nhập xong tất cả hóa đơn, tổng tiền khớp với hóa đơn gốc, không sai số nào.

Mẹo

• Làm 5 hóa đơn đầu cẩn thận, từ hóa đơn thứ 6 sẽ nhanh vì quen mẫu
• Luôn kiểm tra cột “Tổng cộng” bằng máy tính tay với 3 hóa đơn đầu để chắc AI đọc đúng số
• Hóa đơn mờ/nhòe: chụp lại, đừng cố đoán