Tạo giấy mời hàng loạt

Tình huống

Công ty tổ chức sự kiện, cần gửi giấy mời cho 50 khách. Mỗi giấy mời phải có tên riêng, không thể gửi 1 mẫu chung.

Chuẩn bị

• Nội dung giấy mời mẫu
• Danh sách khách (Excel: Họ tên, Chức danh, Công ty)

Các bước

Bước 1: Chuẩn bị mẫu

MẪU GIẤY MỜI:
[dán nội dung mẫu, đánh dấu chỗ cần cá nhân hóa bằng [TÊN], [CHỨC DANH], [CÔNG TY]]

DANH SÁCH KHÁCH:
[dán bảng Excel hoặc liệt kê]

Bước 2: Dùng prompt

Tạo giấy mời cá nhân hóa cho từng khách dưới đây.

MẪU GIẤY MỜI:
[dán mẫu]

DANH SÁCH KHÁCH:
[dán danh sách]

Yêu cầu:
- Mỗi khách 1 giấy mời riêng, thay [TÊN], [CHỨC DANH], [CÔNG TY] bằng thông tin thật
- Xưng hô phù hợp: khách lớn tuổi/chức cao thì trang trọng hơn
- Đánh số thứ tự từng giấy mời: #001, #002...
- Ngăn cách các giấy mời bằng dòng "---"

Bước 3: Xuất và gửi

• Copy từng giấy mời vào Word
• Kiểm tra tên không bị sai chính tả (quan trọng nhất!)
• In hoặc gửi email

Tiêu chí hoàn thành

50 giấy mời, mỗi cái đúng tên người nhận, không có lỗi chính tả tên riêng.

Mẹo

• Tên người Việt dễ sai dấu: kiểm tra kỹ từng tên trước khi in
• Với khách VIP, đọc lại 2 lần và nhờ đồng nghiệp check chéo
• Lưu mẫu đã dùng để lần sau chỉ cần thay danh sách khách